Πολιτική Απορρήτου

Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου περιγράφει πώς η Reqord συλλέγει, χρησιμοποιεί και προστατεύει προσωπικά δεδομένα. Εφαρμόζεται κατά τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (GDPR).

1. Υπεύθυνος Επεξεργασίας

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η εταιρεία ReQord O.E. (ΑΦΜ: 803277950, ΓΕΜΗ: 193646103000), με έδρα Ιωαννίνων 11, Άγιος Δημήτριος Αττικής.

Επικοινωνία για θέματα προστασίας δεδομένων: privacy@reqord.gr

2. Ποιους αφορά

• Φαρμακεία που εγγράφονται στην πλατφόρμα Reqord (account holders).
• Χρήστες των φαρμακείων (admin/staff) που συνδέονται στην εφαρμογή.
• Επισκέπτες της ιστοσελίδας reqord.gr.
• Άτομα που υποβάλλουν τη φόρμα επικοινωνίας ή στέλνουν email.

3. Ποια δεδομένα συλλέγουμε

α) Στοιχεία λογαριασμού φαρμακείου

• Όνομα φαρμακείου, διεύθυνση, ΑΦΜ, τηλέφωνο, email επικοινωνίας.
• Στοιχεία υπευθύνου (όνομα, email).
• Στοιχεία τιμολόγησης (αν διαφέρουν από το φαρμακείο).

β) Στοιχεία χρηστών

• Email, κωδικός (κρυπτογραφημένος με bcrypt), ρόλος (admin/staff).
• Timestamps σύνδεσης, IP address (audit log).

γ) Δεδομένα χρήσης πλατφόρμας

• Στατιστικά παραγγελιών και ειδοποιήσεων (αριθμός, καταστάσεις, ημερομηνίες) για billing, υποστήριξη, και για να σας στέλνουμε οδηγίες χρήσης και ενημερώσεις για τον λογαριασμό σας. Χρησιμοποιούνται μόνο συγκεντρωτικά νούμερα· κανένα email δεν περιέχει ονόματα, τηλέφωνα ή προϊόντα των πελατών σας.
• Ποιες οθόνες και λειτουργίες της εφαρμογής χρησιμοποιούνται (π.χ. «άνοιξε τις Παραλαβές», «πάτησε Ειδοποίηση»), για να βελτιώνουμε την εφαρμογή και να βοηθάμε όσους δυσκολεύονται. Η καταγραφή γίνεται στους δικούς μας servers, δεν αποθηκεύεται τίποτα στη συσκευή σας γι' αυτό, και δεν περιλαμβάνει στοιχεία των πελατών σας.
• Τεχνικά στοιχεία σφαλμάτων της εφαρμογής (τι έσπασε, σε ποια οθόνη, ποιος browser), μέσω του Sentry, για να τα διορθώνουμε. Δεν στέλνονται emails ή διευθύνσεις IP.
• Logs ενεργειών για security auditing, και αρχείο των emails που σας στέλνουμε (παραλήπτης, θέμα, ώρα, αν παραδόθηκε), για να ξέρουμε ότι σας έφτασαν οι ειδοποιήσεις του λογαριασμού και της χρέωσης και για υποστήριξη. Το περιεχόμενο των emails δεν αποθηκεύεται.

δ) Φόρμα επικοινωνίας

• Ονοματεπώνυμο (προαιρετικό), email (υποχρεωτικό), κατηγορία/τίτλος, μήνυμα, IP address.

ε) Επισκέπτες ιστοσελίδας

Στον ιστότοπό μας (reqord.gr) χρησιμοποιούμε Google Analytics για ανώνυμη στατιστική μέτρηση επισκεψιμότητας, μόνο μετά τη συγκατάθεσή σας μέσω του banner cookies. Χωρίς τη συγκατάθεσή σας δεν ενεργοποιούνται αναλυτικά cookies.

Εφόσον δώσετε συγκατάθεση και για cookies μάρκετινγκ, χρησιμοποιούμε το Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd), για να μετράμε ποιες διαφημίσεις μας στο Facebook και στο Instagram οδηγούν σε επισκέψεις και εγγραφές, και για να δείχνουμε τις διαφημίσεις μας σε όσους επισκέφθηκαν τον ιστότοπο. Για τη συλλογή και τη διαβίβαση των δεδομένων αυτών στη Meta είμαστε από κοινού υπεύθυνοι επεξεργασίας με τη Meta (Άρθρο 26 GDPR)· την περαιτέρω επεξεργασία την κάνει η Meta ως αυτόνομος υπεύθυνος, σύμφωνα με τη Πολιτική Απορρήτου της Meta. Χωρίς τη συγκατάθεσή σας το Meta Pixel δεν φορτώνεται.

Με την ίδια συγκατάθεση για cookies μάρκετινγκ χρησιμοποιούμε και το Google Ads (Google Ireland Ltd), για να μετράμε ποιες διαφημίσεις μας στη Google οδηγούν σε εγγραφές και για να δείχνουμε τις διαφημίσεις μας σε όσους επισκέφθηκαν τον ιστότοπο. Για τη μέτρηση αυτή η Google ενεργεί ως αυτόνομος υπεύθυνος επεξεργασίας, σύμφωνα με τους όρους προστασίας δεδομένων της Google Ads. Χωρίς τη συγκατάθεσή σας λειτουργεί σε κατάσταση Consent Mode, χωρίς να αποθηκεύει cookies. Η εφαρμογή (app.reqord.gr) δεν χρησιμοποιεί αναλυτικά ή διαφημιστικά cookies. Βλ. τη Πολιτική Cookies για λεπτομέρειες.

στ) Πρόγραμμα συστάσεων

Όταν μας συστήνει ένα φαρμακείο, καταγράφουμε ποιο φαρμακείο σας σύστησε, ώστε να δοθούν οι ανταμοιβές του προγράμματος. Ο σύνδεσμος σύστασης δείχνει την επωνυμία του φαρμακείου που τον μοιράστηκε σε όποιον τον ανοίξει. Το φαρμακείο που σας σύστησε ενημερώνεται ότι ολοκληρώσατε την εγγραφή και ότι ενεργοποιήθηκε η συνδρομή σας, χωρίς άλλα στοιχεία του λογαριασμού σας. Νομική βάση: έννομο συμφέρον για τη λειτουργία του προγράμματος.

ζ) Emails για τον λογαριασμό σας

Στέλνουμε στον διαχειριστή του φαρμακείου (α) λειτουργικά emails για τον λογαριασμό, όπως εγγραφή, λήξη δοκιμής και τιμολόγια, που φεύγουν πάντα, και (β) ενημερωτικά emails, όπως οδηγίες για τα πρώτα βήματα, σύνοψη χρήσης και το πρόγραμμα συστάσεων. Από τα ενημερωτικά μπορείτε να διαγραφείτε με έναν σύνδεσμο σε κάθε email ή από τις Ρυθμίσεις της εφαρμογής. Δεν παρακολουθούμε αν ανοίγετε τα emails ή αν πατάτε τους συνδέσμους τους. Νομική βάση: εκτέλεση σύμβασης για τα λειτουργικά· έννομο συμφέρον για τα ενημερωτικά.

η) Πηγή εγγραφής

Κατά την εγγραφή καταγράφουμε την απάντησή σας στο «Πώς μάθατε για το Reqord;» και τις παραμέτρους του συνδέσμου από τον οποίο ήρθατε (π.χ. UTM μιας ανάρτησης), για να ξέρουμε ποια κανάλια φέρνουν φαρμακεία. Νομική βάση: έννομο συμφέρον.

4. Νομική βάση επεξεργασίας

• Άρθρο 6(1)(β) GDPR — Εκτέλεση σύμβασης (παροχή υπηρεσιών στο φαρμακείο).
• Άρθρο 6(1)(γ) GDPR — Συμμόρφωση με νομικές υποχρεώσεις (φορολογικές, λογιστικές).
• Άρθρο 6(1)(στ) GDPR — Έννομο συμφέρον (ασφάλεια, audit logs, καταγραφή σφαλμάτων, μέτρηση χρήσης της εφαρμογής, πηγή εγγραφής, πρόγραμμα συστάσεων, ενημερωτικά emails προς πελάτες).
• Άρθρο 6(1)(α) GDPR — Ρητή συγκατάθεση (φόρμα επικοινωνίας, αναλυτικά cookies και cookies μάρκετινγκ του ιστότοπου).

5. Διάρκεια διατήρησης

• Στοιχεία λογαριασμού φαρμακείου: για όσο διαρκεί η σχέση + 5 έτη μετά τη λήξη (φορολογικές υποχρεώσεις — Ν.4308/2014).
• Αιτήματα πελατών φαρμακείου (ολοκληρωμένα / ακυρωμένα): 12 μήνες από την τελευταία παραγγελία του πελάτη — όλο το ιστορικό διαγράφεται μαζί. Διαχειρίζεται το φαρμακείο ως Controller (βλ. DPA).
• Αιτήματα πελατών φαρμακείου (ενεργά, χωρίς παραλαβή): 9 μήνες από τη δημιουργία.
• Audit logs και καταγραφή χρήσης της εφαρμογής: 12 μήνες.
• Αρχείο αποστολής emails: 12 μήνες.
• Στοιχεία σφαλμάτων (Sentry): έως 90 ημέρες.
• Πηγή εγγραφής: για όσο υπάρχει ο λογαριασμός.
• Μηνύματα φόρμας επικοινωνίας: 90 ημέρες.
• Backups: 30 ημέρες.
• Επιλογή διαγραφής από τα ενημερωτικά emails: για όσο υπάρχει ο λογαριασμός.

6. Διαβίβαση δεδομένων

Η Reqord χρησιμοποιεί τους παρακάτω εγκεκριμένους υπο-εκτελούντες:

Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ πραγματοποιούνται βάσει Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών (SCC) ή του EU-US Data Privacy Framework, κατά τα Άρθρα 44–46 GDPR. Η Meta Platforms Ireland Ltd (Meta Pixel, ενότητα 3ε) είναι από κοινού υπεύθυνη επεξεργασίας και η Google για το Google Ads αυτόνομος υπεύθυνος, όχι υπο-εκτελούντες· οι διαβιβάσεις τους προς τις ΗΠΑ βασίζονται στο EU-US Data Privacy Framework.

7. Ασφάλεια

• TLS 1.2+ encryption για όλη τη μεταφορά δεδομένων (HTTPS).
• Κρυπτογράφηση ονομάτων προϊόντων/φαρμάκων στη βάση κατά την ανάπαυση (AES-256-GCM). Τα στοιχεία ταυτότητας πελάτη (όνομα, τηλέφωνο, email) προστατεύονται μέσω ελέγχου πρόσβασης.
• Bcrypt hashing για κωδικούς (cost factor ≥ 12).
• JWT tokens με υπογραφή HS256, λήγουν εντός 24 ωρών.
• Multi-tenant isolation: κάθε φαρμακείο βλέπει μόνο τα δικά του δεδομένα.
• Audit logs για κρίσιμες ενέργειες (login, CRUD, διαγραφές).
• Καθημερινά backups, 30 ημέρες retention.

8. Τα δικαιώματά σας

Έχετε τα εξής δικαιώματα κατά τον GDPR:

• Πρόσβαση (Άρθρο 15)
• Διόρθωση (Άρθρο 16)
• Διαγραφή (Άρθρο 17 — «δικαίωμα στη λήθη»)
• Περιορισμός (Άρθρο 18)
• Φορητότητα (Άρθρο 20)
• Εναντίωση (Άρθρο 21)
• Ανάκληση συγκατάθεσης οποτεδήποτε (όπου εφαρμόζεται).

Για άσκηση των δικαιωμάτων σας, στείλτε email στο privacy@reqord.gr. Απαντάμε εντός 30 ημερών.

9. Παραβίαση δεδομένων

Σε περίπτωση παραβίασης που ενδέχεται να προκαλέσει κίνδυνο για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες σας, ενημερώνουμε την Αρχή Προστασίας Δεδομένων εντός 72 ωρών (Άρθρο 33 GDPR) και τα υποκείμενα δεδομένων όπου απαιτείται (Άρθρο 34 GDPR).

10. Υποβολή καταγγελίας

11. Τροποποιήσεις

Η παρούσα Πολιτική ενδέχεται να επικαιροποιείται. Οι ουσιώδεις αλλαγές ανακοινώνονται μέσω email ή/και ειδοποίησης στην πλατφόρμα τουλάχιστον 14 ημέρες πριν την έναρξη ισχύος τους.